BODRUM KENT KONSEYİ ÇALIŞMA GRUPLARI YÖNERGESİ

  1. Kent Konseyi Yönergesi’nin 11. maddesi doğrultusunda Kent Konseyleri Yönetmeliği’ne uygun şekilde gönüllü çalışma grupları kurulur. Çalışma Grupları Bodrum Kent Konseyinin hedef stratejisi  ve eylem planlarına uygun olarak belirli konu ve alanlarda derinlemesine kapsamlı çalışmalar yapar, projeler üretir.
  2. Çalışma Gruplarının genel çalışma usul ve esasları Yürütme Kurulu tarafından hazırlanır ve Genel Kurula arz edilerek onaylatılır.
  3. Çalışma grupları Yürütme Kurulu tarafından onaylanarak kurulur. Çalışma Grubunun kuruluşu üç şekilde oluşabilir: a)Genel Kurulun eksik gördüğü durumlarda, Genel Kurulda görüşülen konularda, Yürütme Kurulunun görevlendirilmesi ile, b)Yürütme Kurulunun gerekli ve önemli gördüğü durumlarda Yürütme Kurulunun organizasyonu ve görevlendirmesi ile, c)Çeşitli alan ve konularda veya proje bazında Çalışma Grupları oluşturmak isteyen kentliler tarafından kurulur.
  4. Bir Çalışma Grubu en az 5 kişiden oluşur. Grupta konuyla ilgili uzmanın bulunması istenir. Grup, ilgili konuda uzmanlaşmayı taahhüt eder.
  5. Yürütme Kurulu, Çalışma Gruplarının oluşumu için, kendi içinden alan ve konu sorumlularını seçerek işbölümü yapar. Sorumlu üyeler, kendi alanlarında, Çalışma Gruplarının oluşumunu planlar; kurulmalarını organize eder  ve  koordinatörlük görevini üstlenirler.

Koordinatörler,  yönergede belirtilen şekilde toplantılarla çağrı yaparak kuruluş sürecini başlatırlar. Kendi alanlarındaki ilgi ve talep yoğunluğuna, konunun özelliklerine göre bir veya birden çok çalışma grubu planlayabilirler. Ayrıca alanları ile ilgili bir danışma kurulu oluşturabilirler.

Kent yaşayanları tarafından doğrudan kurulmak istenen Çalışma Grupları için kurucular, Genel Sekretere konularını, amaç ve hedeflerini yazılı olarak belirterek başvururlar. Genel Sekreter başvuruyu değerlendirip ilgili Yürütme Kurulu sorumlusuna yönlendirir. Koordinatör, başvuruyu yeni bir grup kurma,  mevcut gruplarla birleştirme gibi seçeneklere göre değerlendirir.

Sorumlusu belirlenmemiş bir alanda ise Genel Sekreter  başvuruyu  Yürütme Kuruluna iletir. Yürütme Kurulu bir koordinatör seçer.

  1. Koordinatör, planlanan Çalışma Grubu veya grupları için kamuoyuna ve çalışma grubunun konusuyla ilgili kurumlara  ve kuruluşlara  açık çağrı yapar, yeterli sayıda toplantı yapılıp katılım sağlandıktan sonra onay için Yürütme Kuruluna başvurulur. Başvuru, Yürütme Kurulu tarafından onaylandıktan sonra yapılan ilk toplantıda grubun üye sayısı belirlenir ve organları için seçim yapılır.

Çalışma Grubuna sonradan katılım serbesttir. Üst üste 3 toplantıya katılan katılımcı, grubun oylaması ve onayı ile oy veren aktif üye haline gelir.

7.Çalışma grupları birer temsilci ve yazman seçerler. Üye sayısının 10’u geçtiği gruplarda bir de temsilci yardımcısı seçilir. Seçimin yapıldığı toplantıda Çalışma Grubu  üye sayısının en az üçte ikisinin toplantıya  katılması  zorunluluğu aranır. Toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile de seçim yapılır.

Yürütme Kurulu üyesi olan kurucu ve sorumlu üye, seçimden sonra koordinatör konumuna geçer. Çalışma Grubunun doğal üyesi olarak oy hakkı devam eder.

8.Temsilci: a) Çalışma Grubunu temsil eder. Görev ve yetkilerinde üyelerine karşı sorumludur, b)Toplantıları organize eder ve yönetir. c)Genel Kurul, Yürütme Kurulu ve kendi alanındaki meclislerin toplantılarına katılabilir. Koordinatörü ile birlikte diğer Çalışma Grupları, Meclisler, Yürütme Kurulu ve Genel Kurul ile iletişim ve koordinasyonu sağlar. Bilgi ve belge paylaşımını yapar, d)Çalışma Grubunun, kendi konusu ve alanı ile ilgili durumlarda yerel, ulusal ve uluslar arası platformlarda  sözcülüğünü yapar, e) Grup çalışmalarının planlamasını, iş bölümünün yapılmasını, iç ve dış işbirliklerini sağlar, f) Arşivleme ve raporlama işlerini koordinatör ve genel sekreter ile birlikte organize eder.

9.Yazman:

a.Çalışma grupları toplantılarını temsilci ile birlikte organize eder.

b.Toplantı tutanaklarını, faaliyet raporlarını hazırlar, koordinatörü ile işbirliği içerisinde Genel Sekretere bildirir  ve arşivlenmesini sağlar.

c)Üyelik bilgilerini, başvurularını, üye listelerini, faaliyetlere üyelerin katılım durumlarını tutar, arşivler ve genel sekreterliğe bildirir.

d)Toplantı çağrıları, raporları ve kararlarının, grubun etkinliklerinin çeşitli şekillerde kamuoyuna duyurulmasını sağlamaya çalışır. Bu amaçla Kent Konseyi panosunda ve WEB sitesinde grubu ile ilgili tüm bilgileri ilan eder.

10.Çalışma Grubunun toplantı ve etkinlik kuralları:

a)Toplantılarda çoğunluk aranmaz. Temsilci ve yazmanın olmadığı hallerde        toplantı ertelenir.

b)Kararlar, katılanların üçte iki çoğunluğu ile alınır. Bu toplantılarda katılımcı sayısı, tüm üye sayısının üçte birinden az olamaz. Karşı görüşler de tutanakta yazılır.

c.Toplantılar gündem çerçevesinde yapılır. Her toplantıda bir önceki toplantı kararları gözden geçirilir ve bir sonraki toplantının yer ve zamanı belirlenir.

  1. Üyelikten çıkma, çıkarılma: a) Çalışma grubu üyeleri temsilci veya yazmana yazılı olarak verdikleri dilekçe ile istifa edebilir. b)Toplantılara ve etkinliklere uzun süre mazeretsiz olarak katılmayan üyeler temsilci ve yazman tarafından uyarılır. Devamı halinde Çalışma Grubu, bu üyeleri oylayarak üyelikten düşürme kararı alır. Karar, Genel Sekreterin de onayı ile gerçekleşir. c)Tutum ve söylemleriyle Bodrum Kent Konseyinin hedef, amaç ve ilkelerine aykırı bulunan ve çalışmalara hiç katkıda bulunmayan üyelerin üyeliği Çalışma Grubu veya Yürütme Kurulunun önerisi, grubun oylaması ile düşürülebilir, d) Üyeliği düşen veya düşürülen üye eğer bir kurum veya kuruluşu temsil ediyorsa, ilgili kurum çalışma grubuna yeni bir temsilci verebilir.
  2. Çalışma gruplarının kapanması:  a) Çalışma grupları proje ve konuya göre süreli veya süresiz olabilir. b)Çalışma grubu, kendi faaliyetlerini sonlandırabilir. c) Çalışma Grubunun, Kent Konseyinin amaç, hedef, ilke ve yönergelerine aykırı faaliyetler ve söylemler gerçekleştirdiği belirlendiği takdirde, Yürütme Kurulu kararıyla Kent Konseyi ile ilişkisi kesilir.
  3. Konsey Başkanı ve koordinatörlerin yönlendirme ve koordinasyonu ile çalışma grupları birleştirilebilir. Çalışma grupları arası eşgüdüm sağlanır.
  4. Çalışma Grupları, toplantı ve faaliyet raporlarını, aylık olarak Yürütme Kuruluna ve her Genel Kuruldan önce de Genel Kurula sunarlar. Yürütme Kuruluna verilen raporlar, Yürütme Kurulu toplantılarından 1 hafta önce, Genel Kurula verilenler, Genel Kuruldan 15 gün önce genel sekreterliğe yazılı olarak teslim edilir. Genel Sekreter, Yürütme Kurulu ve Genel Kurul kararlarını ve tutanaklarını Çalışma Grupları temsilcilerine verir.
  5. Çalışma Gruplarında üretilen rapor ve öneriler, kabul edilen genel değerlendirmeler, Kent Konseyi Yürütme Kurulu ve Genel Kurulunda kabul edildikten sonra Belediye Meclisine ve ilgili kurum ve kuruluşlara ve kamuoyuna sunulur.

 

  1. Çalışma gruplarının faaliyetlerinin olgunlaşması ve gelişimiyle, ilgili alanda meclis kurulması hedeflenir. Çalışma Grubu veya Yürütme Kurulu o alanda meclis kurulmasını talep edebilir. Yürütme Kurulu, bu talebi ilk Genel Kurula götürür, Genel Kurulda onaylanırsa meclis kurulur.

Çalışma Grubu, mevcut bir meclisin alanında faaliyet gösterecekse, ilgili meclisin çatısı altına girer. Yoksa koordinatör aracılığı ile Yürütme Kuruluna bağlı çalışır.